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日常办公族工作中所需技巧

Excel快速输入性别和单位

      我们在使用Excel的时候,经常要批量录入性别,但是如果数据量比较大的话,那么也是比较麻烦的。

      你是不是还在用【Ctrl】+【C】和【Ctrl】+【V】来复制粘贴呢,下面我们来讲一个比较省时省力的方法。

方法一:

      右击性别所在列→【设置单元格格式】→【数字】→【自定义】,输入“[=1]"男";[=0]"女”。设置完成后,在单元格输入“1”就可以显示“男”,输入“0”自动显示为“女”。

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      值得注意的是,这种方法只能最多设置3个类别。例如:[=1]"男";[=0]"女";"其他"。

方法二:

      数据验证,在【数据】选项卡下可找到【数据验证】选项,在Excel2010版本之前的版本【数据验证】又称为【数据有效性】。

      选择“部门”列→【数据验证】选项卡→【设置】选项卡→【允许】下拉列表中选择【序列】→【来源】中输入“网络部,设计部,销售部”,每个输入的类别之间要用逗号隔开。

      设置完成之后,选择“部门”这一列的任意单元格时,旁边出现下拉按钮,单击下拉框可在弹出的下拉框中选择设置好的部门。

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方法三:

      用自定义格式批量输入单位,以工资为例,给每个单元格加上单位“RMB”。如下图所示:右击“工资”列→【设置单元格格式】→【数字】→选择【自定义】。

原来默认的格式为“G/通用格式”,我们将它改为“G/通用格式“RMB””或者#“RMB”就可以了。

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      如果想要保留小数点后两位则可以把自定义格式改为“0.00“RMB””。

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